‘In mijn team is de spanning om te snijden. We zitten ieder teamoverleg bij elkaar, we ergeren ons rot en niemand zegt wat er aan de hand is! Als leidinggevende moet ik hier natuurlijk wat mee, maar hoe pak ik dat handig aan?’

Aan het woord is een ervaren teamleider in de zorg.  Ze weet niet zo goed hoe ze het gesprek kan openen en is bang de knuppel in het hoenderhok te gooien.

In mijn rol als teamcoach gebruik ik vaak de techniek van het ‘in-checken’ om het gesprek te openen. Deze techniek is ook voor iedereen die leiding geeft waardevol en behulpzaam. In deze blog leg ik je kort uit hoe jij deze techniek ook kunt benutten. (Deze techniek wordt ook gebruikt in de Deep Democratie methode en is uitgebreid beschreven in het boek Deep Democracy van Jitske Kramer. Wil je hier meer over weten? Bestel het boek, het is echt een aanrader!)

Haal de kou uit de lucht met een ‘check-in’

‘In-checken’ is het openen van een overleg door een vraag te stellen waarmee je ‘de mens achter de professional’ uitnodigt zich te laten zien. Je begint niet meteen met de agenda, maar maakt ruimte en tijd om eerst deze persoonlijke vraag te stellen. Zo maak je actief bespreekbaar wat er ‘onder water’ leeft in de groep.

Dit kan in een paar minuten voor je aan de agenda begint, maar ook, als de situatie daarom vraagt, in een tijdsbestek van een paar uur.  Het effect van dit ‘in-checken’ is, als je het goed doet, dat je het gevoel van veiligheid en betrokkenheid in je team vergroot. En zo boven water haalt, wat er aan de hand is maar nog niet werd benoemd.

Welke ‘check-in-vraag’ stel je?

Een goede check in staat of valt met het formuleren van een goede vraag. Formuleer een of meerdere vragen, die relevant zijn voor de context, waarbij je mensen uitnodigt te vertellen wat zij vinden en ervaren. Belangrijk is dat je een  vraag formuleert, die open, neutraal en uitnodigend is. En vervolgens trap je zelf af om de toon te zetten.

Een paar voorbeelden

  • Hoe is het voor jou om hier te zijn vandaag?
  • Wat is voor jou een reden om hier te zijn vandaag? En wat zou een reden zijn om hier niet aanwezig te zijn?
  • Of: In teams waarin spanning is over een bepaalde verandering kun je vragen: welke zorgen heb je je ten aan zien van deze ontwikkeling? Welke kansen en mogelijkheden zie je?
  • Of: In teams waarin spanning zit vanwege persoonlijke omstandigheden kun je vragen: wat gebeurt er ondertussen in jouw leven?

Erken wat er leeft in de groep

Aan het eind van de ‘check-in’ vat je neutraal samen wat er gezegd is. Zo erken je wat er leeft in de groep. Het effect hiervan is vaak dat mensen zich meer gehoord voelen, waardoor de weerstand in de groep al wat afneemt. Zit er weerstand die meer aandacht nodig heeft, vat je deze ook neutraal samen en bespreek je met elkaar wat de groep nodig heeft om hier mee om te gaan. Maak afspraken over het proces, de thema’s en zet de toon waarop jullie met elkaar in gesprek gaan. En maak concreet wanneer jullie er verder over praten.

Zo haal je, in een of meerdere bijeenkomsten,  heel wat kou uit de lucht!

Wil je meer weten over leidinggeven & teamcoaching? Download dan mijn gratis ebook over leidinggeven aan je team met de 5 basics van leiderschap. Je kunt het hier aanvragen.