Laatst werd ik gebeld door Julia, een ervaren interim-er en deelnemer van mijn leiderschapstrainingen, met de vraag of ik even mee kan denken. Ze vertelt: “Sinds een maand ben ik begonnen met een nieuw team. Ik merk dat er in het verleden veel gebeurd is binnen dit team. Mijn opdracht is om de samenwerking te verbeteren zodat er weer resultaat wordt geboekt. Maar waar moet ik beginnen om dit team op de rit te krijgen? Ik wil een teambijeenkomst organiseren om samen een teamdoelstelling te maken. Is dit een goede eerste stap? En hoe doe ik dit handig?”

Hierbij een beproefd succesrecept voor een goede startbijeenkomst, waarin je de teamdoelstelling scherp stelt.

Hoe maak je een goede startbijeenkomst voor je nieuwe team?

Een startbijeenkomst organiseren om samen een doelstelling te maken, lijkt vaak een goede eerste stap. Toch ligt deze aanpak vaak onbedoeld gevoelig. Iedereen is immers al aan het werk op basis van hun doelstelling. Jij als nieuweling stapt op die rijdende trein. Handiger is om een startbijeenkomst te organiseren om de teamdoelstelling samen te actualiseren voor de komende periode en de tot nu toe behaalde resultaten te inventariseren. Want een teamdoelstelling lijkt vaak helder, maar in de praktijk blijkt dat meestal niet het geval. En dat zorgt ervoor dat je als teamleider minder regie hebt. Opfrissen dus, die teamdoelstelling! En pas op voor de drie meest gemaakte fouten…

Hieronder de meest gemaakte fouten op een rijtje:

  1. De teamdoelstelling is beleidsmatig en zo globaal opgesteld dat ieder teamlid de ruimte heeft om het op zijn of haar eigen manier te interpreteren.
  2. De teamdoelstelling is niet meetbaar gemaakt omdat hij is beschreven in procesdoelen, zoals ‘we gaan de klanttevredenheid verbeteren’.
  3. De teamdoelstelling blijkt alleen echt bekend en urgent bij de teamleider en niet concreet doorvertaald in taken en verantwoordelijkheden per teamlid.

Maak een goede doelstelling door het verschil op te zoeken

De rode draad van deze fouten is dat bijna ieder team het lastig vindt om precies helder te maken wie waar verantwoordelijk voor is en elkaar ook aan te spreken op het resultaat. Als de teamdoelstelling zo helder is gemaakt, komen we vaak verschillen tegen. Verschil van mening, van interpretatie of verschil in commitment. Dit gaan we allemaal onbewust uit de weg. Als je een start wilt maken met het verbeteren van de teamprestaties is dit dus wat je te doen hebt. Ontmasker de vage beleidstaal en ga op zoek naar het verschil!

In drie stappen een goede startbijeenkomst waarin je de doelstelling verhelderd

De teamdoelstelling helder krijgen kan met de volgende 3 stappen:

  1. Organiseer een teamoverleg waarin jij als teamleider de procesbegeleiding op je neemt. Maak een rondje langs de teamleden om in twee simpele korte zinnen te zeggen wat de doelstelling is van het team tot een bepaalde datum. Vat dit samen. Lukt dit goed omdat iedereen hetzelfde zegt? Dan is er sprake van een goed gedragen en concrete doelstelling. Zijn er verschillen? Vat dan de tegenstellingen samen en zet ze op de agenda. Bespreek de tegenstellingen en vat samen wat de beslissingen zijn van het team. Soms zijn er stevige tegenstellingen en is een bijeenkomst niet genoeg.
  2. Formuleer een opgefriste doelstelling zo kort en simpel mogelijk, zodat een kleuter het ook begrijpt.
  3. Formuleer de doelstelling zo, zodat je weet wat je zult MERKEN als de doelstelling is gelukt.

Worstel je ook met dit teamdoelstellingen? Iedere maand maak ik tijd om drie lezers te helpen in een gratis telefonisch adviesgesprek van 30 minuten. Je kunt je hier aanmelden voor dit gesprek. Dit gesprek is uiteraard kosteloos en vrijblijvend.