‘Ik heb al een paar keer gemaild, maar hij levert niet! Zo mis ik mijn deadline!’

Als leiderschapstrainer hoor ik dit regelmatig. Veel informeel leidinggevenden zijn afhankelijk van anderen om resultaat te kunnen leveren. Maar wat nu als anderen hun bijdrage niet, of te laat leveren? Vaak probeer je de ander per mail aan te sporen. Dit resulteert in een volle mailbox maar niet in resultaat. En in een rotgevoel omdat de ander jouw leiderschap niet serieus lijkt te nemen.

Hoe maak je nu een einde aan dit zinloos gemail en krijg je de ander wel in beweging? In deze blog lees je drie tips voor een effectieve aanpak.

E-mail is de minst effectieve aanpak om iemand aan te sporen

E-mail is voor veel onderwerpen geen handig communicatiemiddel. Een belangrijk deel van onze communicatie is immers niet verbaal, maar af te lezen uit lichaamstaal en intonatie. Als je iemand mailt, loop je al deze informatie mis. Hoe groter het belang van het gesprek, hoe belangrijker het is om iemand te zien of, op zijn minst, te horen. Loop bij iemand langs, of pak de telefoon.

3 Tips om te zorgen dat anderen wel op tijd leveren

  1. Maak vooraf glasheldere afspraken. De reden waarom anderen niet leveren is vaak ontstellend simpel. Ze hebben de afspraak heel anders begrepen dan jij. Dit voorkom je door vooraf glasheldere afspraken te maken. Zorg dat iemand precies weet wat er verwacht wordt. Spreek gedetailleerd door wat het resultaat moet zijn, zodat je zeker weet dat het beeld hetzelfde is. Wees duidelijk over wat jij nodig hebt en binnen welke termijn. Vervolgens maak je samen een planning, waarin je iemand uitdaagt precies aan te geven hoeveel tijd hij nodig heeft om de klust te klaren. Stel vooraf duidelijke grenzen over eventuele uitloop in de tijd. Deze afspraken maak je samen, terwijl je elkaar ziet. Je bevestigt de afspraken kort en bondig per mail, als een soort contract.
  2. Maak iemand mede-eigenaar van het resultaat. Een andere belangrijke reden voor het feit dat iemand niet levert, is omdat diegene andere prioriteiten heeft. Dit voorkom je door de ander mede-eigenaar te maken van het resultaat. Zorg dat hij ook een belang heeft dat in het geding komt wanneer vertraging ontstaat of het resultaat niet wordt bereikt. Bespreek dit voorafgaand aan de klus en probeer dit ook zoveel mogelijk te verwerken in het ‘contract’.
  3. Reageer direct als iemand niet levert. Mist iemand een deadline? Reageer direct! Loop langs of bel. Wat is er aan de hand? Wat heeft iemand nodig om de deadline wel te halen. Ga niet zitten wachten. Levert iemand vervolgens nog niet binnen de gestelde termijn? Maak snel duidelijkheid. Zoek een andere manier of een andere persoon.

Waar loop jij tegenaan als het gaat om het behalen van resultaten met anderen? Wil je een helder zicht krijgen op je leidinggevende capaciteiten en je ontwikkelpunten? Iedere maand maak ik tijd om drie lezers te helpen in een gratis telefonisch adviesgesprek van 30 minuten. Je kunt je hier aanmelden voor dit gesprek. Dit gesprek is uiteraard kosteloos en vrijblijvend.